英語での電話対応とビジネスマナーを解説｜【シーン別】使える実践フレーズ集
最終更新日: 2026年3月14日
英語のビジネス電話対応は、多くの日本人ビジネスパーソンにとって大きなハードルです。
突然かかってくる電話に英語で対応しなければならない時、どのようなフレーズを使えばいいのか、どんなマナーを守るべきなのか、不安になりますよね。
でも実は、ビジネス電話で使われる英語のフレーズはある程度パターン化されているので、基本的な表現を覚えておけば自信を持って対応できるようになります。
本記事では、「使える言語力」を育てる語学学習プラットフォーム「Migaku」が、英語のビジネス電話対応について、徹底解説します。
基礎を学んだ後は、ネイティブの動画で実際の使われ方をチェックするのが「英語脳」を作る一番の近道です。
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なぜ英語のビジネス電話対応が難しいのか
顔が見えないコミュニケーションの難しさ
英語のビジネス電話対応が特に難しいと感じる理由は、いくつかあります。
まず、相手の顔が見えないため、表情やジェスチャーから情報を得ることができません。
メールやチャットと違って、その場で即座に返答しなければならないプレッシャーもあります。
音声・聞き取りのハードル
さらに、電話越しの音声は対面での会話よりも聞き取りにくいことが多いです。
回線の状態や相手のアクセントによっては、ネイティブスピーカーでも聞き取りにくい時があります。
日本語での電話対応に慣れていても、英語になると急に緊張してしまうのは当然のことです。
フォーマルな表現への切り替え
ビジネスシーンでは、カジュアルな英語とは異なる丁寧な表現が求められます。
友人との会話で使う英語とビジネス電話で使う英語は、かなり違います。
適切なフォーマリティレベルを保ちながら、スムーズにコミュニケーションを取る必要があるのです😊
電話対応の4原則とビジネスマナー
迅速性
英語のビジネス電話対応には、守るべき基本的な原則があります。
第一の原則は「迅速性」です。
電話は3回以内に取るのが理想とされています。
英語で "Thank you for calling" と言う時、相手を待たせすぎないことが重要です。
ビジネスマナーとして、電話が鳴ったらできるだけ早く対応する姿勢を見せましょう。
正確性
第二の原則は「正確性」です。
相手の名前や会社名、用件を正確に聞き取り、確認することが大切です。
英語の名前は聞き慣れないものも多いので、スペルを確認する習慣をつけましょう。
"Could you spell that, please?" というフレーズは頻繁に使うことになります。
丁寧性
第三の原則は「丁寧性」です。
ビジネス電話では常に礼儀正しい対応が求められます。
"please" や "thank you" を適切に使い、相手に敬意を示すことが重要です。
日本語の敬語ほど複雑ではありませんが、丁寧な表現を選ぶことでプロフェッショナルな印象を与えられます。
簡潔性
第四の原則は「簡潔性」です。
要点を押さえた明確なコミュニケーションを心がけましょう。
英語では特に、回りくどい表現よりも直接的で分かりやすい言い方が好まれます💡
電話を受ける時の基本フレーズ
第一声の基本パターン
電話を受ける時の第一声は、あなたの会社の第一印象を決める重要な瞬間です。
基本的なパターンを覚えておけば、落ち着いて対応できます。
- Good morning/afternoon, this is (会社名), (あなたの名前) speaking. How may I help you?（おはようございます／こんにちは、こちらは［会社名］の［名前］です。どのようなご用件でしょうか）
- Thank you for calling (会社名). This is (名前). How can I assist you today?（お電話ありがとうございます。こちらは［名前］です。本日はどのようなご用件でしょうか）
名前・会社名の確認
相手が名乗った後は、必ず相手の名前を確認しましょう。
- May I have your name, please?（お名前を伺ってもよろしいですか）
- Could I get your name, please?（お名前を教えていただけますか）
名前が聞き取れなかった時は、遠慮せずに聞き返すことが大切です。
- I'm sorry, could you repeat your name, please?（申し訳ありませんが、お名前をもう一度お願いできますか）
会社名も確認する必要がある時は、以下が使えます。
- May I ask which company you're calling from?（どちらの会社からのお電話か伺ってもよろしいですか）✨
電話を取り次ぐ時の対応フレーズ
基本の取り次ぎ表現
電話を取り次ぐ場面は、ビジネス電話対応で最も頻繁に発生します。
スムーズな取り次ぎができるかどうかで、会社全体の印象が変わります。
- Just a moment, please. I'll transfer you to (担当者名).（少々お待ちください、［担当者名］におつなぎします）
- One moment, please.（少々お待ちください）
- Please hold.（そのままでお待ちください）
相手・用件の確認
担当者を確認する時の表現です。
- Who would you like to speak with?（どなたにご用でしょうか）
- May I ask who you're calling for?（どなた宛のお電話でしょうか）
用件を確認する時はこちら。
- May I ask what this is regarding?（ご用件を伺ってもよろしいですか）
不在時の対応
担当者が不在の時は以下のように伝えます。
- I'm afraid (名前) is not available at the moment.（あいにく［名前］は現在不在です）
- I'm sorry, but (名前) is in a meeting right now.（申し訳ありませんが、［名前］は現在会議中です）
その後の提案も重要です。
- Would you like to leave a message?（伝言をお預かりしましょうか）
- Can I have (名前) call you back?（折り返しご連絡させましょうか）
- Thank you for calling, I'll make sure (名前) gets your message.（お電話ありがとうございます、必ずお伝えします）💫
電話をかける時の基本的な流れ
自己紹介の仕方
自分から英語で電話をかける時も、基本的なパターンを押さえておけば緊張せずに対応できます。
電話をかける時は、まず自己紹介から始めます。
- Hello, this is (あなたの名前) from (会社名). I'm calling about...（こんにちは、［会社名］の［名前］です。〜についてお電話しました）
相手の指名と配慮
特定の人と話したい時は以下を使います。
- May I speak with (名前), please?（［名前］さんはいらっしゃいますか）
- Could I speak to (名前), please?（［名前］さんとお話できますか）
- Is (名前) available?（(名前) さんはいらっしゃいますか）
相手が出た後は改めて自己紹介し、配慮も忘れずに。
- Do you have a moment?（少しお時間よろしいですか）
- Is this a good time?（今お時間よろしいですか）
用件の伝え方
用件は以下のように伝えます。
- I'm calling to follow up on our meeting last week.（先週の会議についてフォローアップのお電話です）🚀
聞き取れなかった時の対応フレーズ
基本の聞き返し
英語の電話対応で最も不安なのが、相手の言っていることが聞き取れない時です。
でも、聞き返すことは全く恥ずかしいことではありません。
むしろ、分からないまま話を進める方が問題です。
- I'm sorry, could you repeat that, please?（申し訳ありませんが、もう一度言っていただけますか）
- Pardon me?（もう一度お願いします）
- Excuse me?（すみません、もう一度お願いします）
スピード・スペル確認
話すスピードが速い時は以下を使ってください。
- I'm sorry, could you speak a little more slowly, please?（もう少しゆっくり話していただけますか）
スペルを確認したいときは以下が便利です。
- Could you spell that for me, please?（スペルを教えていただけますか）
回線トラブル時
音質が悪い時は以下が使えます。
- I'm sorry, the connection is not very good. Could you say that again?（回線があまり良くないので、もう一度お願いできますか）⚠️
メッセージを受ける時のフレーズ
メッセージ受領の基本
担当者が不在の時、メッセージを受ける対応も重要なスキルです。
正確にメッセージを受け取り、確実に伝えることがビジネスマナーの基本です。
- Would you like to leave a message?（伝言を残されますか）
- Can I take a message?（伝言を承りましょうか）
情報の聞き取り
準備を伝える表現は、以下のとおりです。
- Please go ahead.（どうぞ）
- I'm ready.（準備できています）
連絡先の確認をしたいときは以下の表現が使えます。
- May I have your phone number, please?（お電話番号を教えていただけますか）
- What's the best number to reach you?（どの番号にご連絡すればよろしいですか）
内容確認と締め
内容確認には以下が便利です。
- Let me confirm...（確認させてください）
- So you'd like (担当者名) to call you back regarding...（〜について折り返しをご希望ということですね）
最後の一言。
- I'll make sure (担当者名) gets your message.（必ずお伝えします）👀
電話を終える時の丁寧なフレーズ
感謝の表現
電話の終わり方も、ビジネスマナーとして重要です。
最後の印象が良ければ、全体的に良いコミュニケーションだったと感じてもらえます。
- Thank you for calling.（お電話ありがとうございます）
- Thank you for your time.（お時間ありがとうございます）
フォローと締め
自分からかけた場合に使える表現は、以下の通りです。
- Thank you for your time today.（本日はお時間ありがとうございます）
- I appreciate your help.（ご対応ありがとうございます）
次のアクションを起こす際は、以下が使えます。
- I'll send you an email with the details.（詳細をメールでお送りします）
- I'll follow up with you next week.（来週フォローいたします）
締めの挨拶は以下の通りです。
- Have a great day.（良い一日を）
- Have a nice day.（良い一日を）
- Take care.（お気をつけて）😊
シチュエーション別の実践的なフレーズ
アポイントメント
実際のビジネスシーンでは、様々な状況に応じた対応が必要です。
ここでは、よくあるシチュエーション別に使えるフレーズを紹介します。
- I'd like to schedule a meeting with you.（打ち合わせの予定を調整したいです）
- Are you available next week for a call?（来週お時間ありますか）
- Would Tuesday at 2 PM work for you?（火曜日の14時はいかがでしょうか）
問い合わせ・クレーム対応
問い合わせ対応には以下が使えます。
- Let me check that for you.（確認いたします）
- I'll look into that and get back to you.（調べて折り返します）
クレーム対応では、以下のような表現が便利です。
- I apologize for the inconvenience.（ご不便をおかけして申し訳ありません）
- I understand your concern.（ご心配は理解しております）
- Let me see what I can do to help.（対応方法を確認いたします）
確認・フォローアップ
確認や催促には、以下の表現が挙げられます。
- I'm calling to confirm...（確認のお電話です）
- I'm following up on...（フォローアップでご連絡しました）🔥
よくある間違いと改善方法
よくあるNG例
英語のビジネス電話対応で、日本人がよくやってしまう間違いがいくつかあります。
これらを意識して改善すれば、よりプロフェッショナルな対応ができるようになります。
一つ目のNG例は、"Hello, hello?" と繰り返してしまうことです。
英語では不自然なので、"Good morning, this is..." と続けましょう。
二つ目のNG例は、"Please wait." だけで終わることです。
"Just a moment, please." の方が自然です。
三つ目のNG例は、"I'm sorry" の多用です。
必要な場面以外は "Excuse me" を使いましょう。
四つ目のNG例は、名前確認をしないことです。
必ず確認しましょう💪
自信を持って対応するための準備
事前準備のコツ
英語のビジネス電話対応に自信を持つためには、事前の準備が欠かせません。
いくつかの準備をしておくだけで、緊張せずに対応できるようになります。
まず、よく使うフレーズをデスクに置いておくことをお勧めします。
次に、自己紹介をスムーズに言えるように練習しましょう。
また、社内の名前や部署名の英語表記も確認しておくと安心です。
メンタル面の対策
電話前の深呼吸も効果的です。
ゆっくり話すことを意識しましょう✨
実践で使える便利な表現集
相手への配慮
ここでは、実際のビジネス電話で頻繁に使われる便利な表現をまとめて紹介します。
- Is this a good time?（今お時間よろしいですか）
- Do you have a few minutes?（少しお時間ありますか）
確認・保留・折り返し
確認には以下の表現が使えます。
- Just to confirm...（確認ですが）
- Let me make sure I have this right...（念のため確認させてください）
保留をする際は、以下の表現が便利です。
- Could you hold for a moment, please?（少々お待ちいただけますか）
- Please hold while I transfer you.（おつなぎしますのでお待ちください）
- Thank you for holding.（お待たせしました）
折り返しをする場合は、以下の表現がよく使われます。
- I'll have someone call you back.（折り返しご連絡します）
- When would be a good time to call you back?（いつ折り返しがよろしいですか）🎉
英語電話対応のスキルを磨き続けよう
継続の重要性
英語のビジネス電話対応は、一度基本を覚えてしまえば、それほど難しいものではありません。
パターン化された表現が多いので、主要なフレーズを使いこなせるようになれば、自信を持って対応できます。
最初は緊張するかもしれませんが、回数を重ねるごとに慣れていきます。
間違いを恐れず、積極的に英語で電話対応する機会を作ることが上達への近道です。
完璧である必要はありません。
相手に伝わることが最も重要なのです。
実践と成長
ビジネスマナーを守りながら、相手への敬意を示す丁寧な対応を心がけましょう。
please や thank you を適切に使い、相手の名前を確認し、正確な情報伝達を意識すれば、プロフェッショナルな印象を与えられます。
実際のビジネスシーンで英語を使う経験を積むことで、自然と表現の幅も広がっていきます。
この記事で紹介したフレーズを参考に、自分なりの対応スタイルを確立していってください👀
コンテンツを楽しみながら、少しでもその【言語】がわかるようになれば、それだけで間違いなく上達の一歩🔥
ちなみに、この記事で紹介した英語のビジネス電話対応の表現を実際の英語コンテンツで確認したい方には、Migakuの動画学習機能がおすすめです。
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Migakuでは動画学習機能以外にも複数のコースを用意しており、基礎コースで英語の基礎を整理し、実際のコンテンツの中でネイティブのリアルな英語に触れることで、動画を楽しみながら自然に英語脳を身につけられるのが魅力です。
Migakuはスマホ（アプリ）でもPC（ブラウザ拡張機能）でも使えるので、海外ドラマやYouTube動画、ニュースサイトなどのリアルな英語コンテンツを通して、国内にいながらスキマ時間で英語のシャワーを浴びられます。
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