英語でビジネスメールを書くコツ｜英文メールの書き出しから結びまで書き方を徹底解説！仕事で使える表現やフレーズも紹介

英語でビジネスメールを書くとき、

と迷う人は多いです。

日本語と英語では、相手への伝え方も文章の流れも大きく異なるため、英語のメールには英語ならではの書き方があります。

基本の型とよく使う表現を押さえておけば、仕事の場面でも落ち着いてメールを書くことができます。

この記事では、丁寧な書き方から使えるフレーズまで、英語のメールのコツをわかりやすくご紹介！

英語でメールを書く力は、あなたの英語力全体をぐっと押し上げてくれるはずです📩✨

英語学習にも役立つ情報満載なので、英語勉強中の人もぜひ参考にしてください🚀

英語でビジネスメールを書くときの基本ポイント

英語のビジネスメールは、日本語のメールと比べて書き方や使う言葉の意味が異なる場合が多いため、まず基本のルールを理解することが大切です。

相手に内容を正しく伝えるためには、英語ならではの丁寧な表現や、場面ごとのフレーズを覚えておく必要があります。

仕事でメールを書く時間が増えるほど、英会話や英語学習としての効果も高まります✨

挨拶なしでいきなり本文に入らない

英語のメールは書き出しがとても重要です。

英語では、名前を添えた挨拶が基本の形になっており、相手に対して丁寧さを示す役割があります。

例文：

署名（自分の名前・役職・会社名）を入れる

英語のビジネスメールでは署名の情報がとても大事です。

相手があなたにすぐ連絡できるよう、名前・役職・会社名・Eメールアドレス・電話番号などをまとめて記載すると良いでしょう。

例文：

Best regards,

S

（よろしくお願いします。Sより）

感嘆符やくだけた表現を多用しない

英語では「!」をつい使いたくなりますが、ビジネスの場面では使い過ぎると子どもっぽい印象になってしまう場合があります。

特に初対面の相手に対し、プロフェッショナルトーンを保ちたいときは注意しましょう⚠️

書き出しを丁寧にするために避けたい英語のクセ

英語のメールでは、you や your を使うこと自体は問題ありません。

むしろ自然です🕊️

ただし 使い方を間違えると、相手を強く責めているように聞こえてしまう場合があります。

とくに日本語から直訳して書くと、つい命令形や断定的な表現になりがちなので注意が必要です🙅‍♀️

たとえば、次のような書き方は失礼に聞こえやすいです。

一方、丁寧な書き出しとしてよく使われるのが次のような表現です。

同じ you を使っていても、「どう使うか」によって相手への印象が大きく変わります。

書き出しでは、柔らかく自然な表現を意識しましょう✨

英語のメールの件名でよく使う表現

英語のビジネスメールでは、件名から目的に合ったフレーズを使う方が読み手にとって親切です。

ここでは、目的別に使える件名フレーズを紹介します。

英語の件名をどう書けば意図が伝わる？

英語のメールの件名（Subject line）は、相手がメールを開く前に 内容・緊急度・目的 を判断するための大切な要素です。

日本語メールのように曖昧な表現にすると “何のメールなのか” が分かりにくくなってしまうため、英語では 短く・明確に・目的を1つに絞る のが基本です。

件名は 「相手が1秒で理解できる英語」 を意識して書きましょう📩

読み手が “これは何のメール？” と迷わないことが、良いビジネスメールの第一歩です。

また、件名の書き方によっては失礼に見えたり、逆に温度感が足りず重要な内容が埋もれてしまうこともあります。

「長すぎる件名」「抽象的すぎる件名」「感情的な単語」は避けましょう。

例：

ここでは、よく使う件名フレーズを目的別に整理します。

問い合わせに使える件名

確認したい時の件名

情報共有したいときの件名

相手に依頼したい時の件名

英語のメールの書き出しでよく使うフレーズ

英語でメールを書くとき、最初の一文は相手との距離感や状況によって選ぶ必要があります。

日本語の「お世話になっております」のような万能表現は英語には存在しないため、場面ごとに最適な書き出しフレーズを知っておくことが大切です。

ここでは、英語のメールでよく使われる書き出しをシーン別に整理して紹介します📩✨

初めて連絡する相手に使える挨拶

初対面の相手には、丁寧で中立的な書き出しが最適です。

メール上での初めての出会いであることをやわらかく伝えるのに便利な表現です。

例文：

また、もう少しフォーマルにしたい場合は以下もよく使われます。

どちらも相手に安心感を与える丁寧なスタートです。

名前を知らない相手に使える書き出し

相手の名前・性別・部署が分からない場合は、英語の定番フレーズがあります。

日本語でいう「ご担当者さま」に最も近いニュアンスです。

少し柔らかくしたい場合はこちらも使えます。

いずれもフォーマルな書き方なので、会社問い合わせ・応募メールなどにも向いています。

久しぶりの相手に使える書き出し

前回のやり取りから時間が空いたときは、英語でもそのギャップを自然に埋める書き出しを使います。

相手への気遣いを示すことで、いきなり本題に入るよりもスムーズです。

例文：

さらに丁寧にしたい場合は次のようにも言えます。

こうした書き方は、英語圏のビジネスメールではとても一般的です。

「ご連絡ありがとうございます」の英語表現

誰かがあなたに返信してくれた場合、最初に感謝を伝えるのが英語の文化ではとても自然です。

より具体的にしたい場合はこういう表現も使われます。

これらのフレーズはビジネスメールで頻出なので、覚えておくとどんな場面でも使えて便利です✨

自己紹介・会社紹介を英語でどう書く？

初めて英語のメールを書く場合、相手はあなたの名前・会社・役割を何も知らない状態でメールを読むことになります。

日本語メールの「いつもお世話になっております」のような“文脈の積み重ね”が存在しないため、英語では 最初の一通目で必要な情報を明確に伝えること がとても大切です。

自己紹介の文章は長く書く必要はなく、短いフレーズで十分相手に伝わります。

ここでは、誰でもそのまま使える基本の書き方と英語表現を紹介します📩✨

初回メールで入れておきたい3つの情報

初めてのビジネスメールでは、以下の3点を入れるだけで読み手の理解が一気にスムーズになります。

たとえば、名前だけを名乗っても相手は状況を判断できません。

逆に情報を詰め込みすぎても読みづらくなるため、“最低限の情報を簡潔に” が英語のメールの鉄則です。

例文：

こうした短い表現を添えるだけで、相手はメールの意図をすぐ理解できます。

簡単な自己紹介の英語フレーズ

自己紹介の書き出しは定型化されているので、まずは王道フレーズを覚えておくと便利です。

“I am with 〜” は「〜に所属している」という意味で、英語のメールでよく使われる自然な表現です。

メールの目的につなげたい場合は次のように続けられます。

“I am contacting you to 〜” の形は 目的を明確にできる便利な書き方 なので覚えておくと役立ちます✨

部署・役割を伝える英語フレーズ

会社内でどの役割を担当しているかを伝えることで、相手は

を理解しやすくなります。

よく使う表現は、以下のとおりです。

その他の例：

“I handle 〜” は 担当範囲をシンプルに伝える ときにとても便利なフレーズです。

部署・役割を明確に伝えることで、相手はあなたに何を相談できるのか判断しやすくなります。

英語のメールの目的を伝える書き方

英語のビジネスメールでは、日本語のように前置きを長くする文化はありません。

英語圏では “最初の1〜2文で目的をはっきり示す” ことが読みやすいメールの条件です。

そのため、メールの書き出しに

を明確に書くことで、相手はすぐ状況を理解できます📩

ここでは 目的別に使える英語表現 を紹介します。

依頼したい場合に使える英語表現

相手に何かしてほしいときは、丁寧さと明確さのバランスが大切です。

英語では遠回し表現より、 丁寧で直接的な依頼文 が好まれます📎

例文：

この "Could you〜?" はビジネスメールで最も頻繁に使われる依頼の形です。

少し柔らかい印象にしたいなら、以下のように言うこともできます。

“丁寧＋低圧” の万能フレーズなので覚えておくと便利です🙆‍♀️

情報提供をするときのシンプル英語フレーズ

相手に情報を送るときは、英語では前置きせずに “共有します” とストレートに伝えるのが基本です。

例文：

シンプルだけどフォーマル度も高く、資料を添付するとき・議事録を共有するときにも幅広く使えます。

もう少し軽いトーンにしたい場合は、以下の表現も使えます。

“あなたのためにまとめましたよ” というニュアンスが自然に伝わります。

ミーティングの依頼を英語でどう伝える？

英語でミーティング依頼をするときは、日程調整のしやすさを意識した表現が好まれます。

シンプルに依頼するなら次の形がよく使われます。

さらに具体的にしたい場合：

また、候補日を提示したいときはこちら：

メールの目的がはっきりしていると、相手も返信しやすくなります✨

問い合わせを丁寧に書くための言い回し

質問やサポート依頼を柔らかく伝えたいとき、ビジネス英語では “感謝を先に置く表現” がよく使われます。

この表現はとても万能で、相手がどんな役職でも使える丁寧な書き方です。

ほかにも、問い合わせでよく使われるフレーズは次のとおりです。

礼儀正しくて読みやすい“英語のメールらしい言い回し”なので、覚えておくと役立ちます💡

過去のやり取りを参照する時の英語フレーズ

英語のビジネスメールでは、日本語よりも「話のつながり」をはっきり示す必要があります。

前回のメール・電話・ミーティングを参照して話を続けることで、相手は状況を思い出しやすくなり、返信もしやすくなります。

ここでは、過去のやり取りを自然に示す定番フレーズを紹介します。

どれも英語のメールで頻出なので覚えておくと便利です📩✨

「前回のメールの件ですが」の英語表現

英語では “Regarding〜” を使うと、前回の話題にスムーズにつなげられます。

より丁寧にしたい場合は、以下のとおりです。

“Regarding〜” は固め、“As mentioned〜” は自然で柔らかい印象です。 状況や相手との関係で使い分けるとプロっぽく見えます。

電話・ミーティング後のフォローメール例文

英語では、会話後のフォローメールを送る習慣が強いので、次につなげる書き方を知っておくと便利です。

これらを冒頭に置くと、ビジネスメールがぐっと丁寧かつ自然な印象になります。

相手からの返信に対する返事のフレーズ

英語圏では “感謝を先に伝える文化” が強いので、返信が来たらまずひとことお礼を述べるのが基本です。

例文：

ほかにもよく使う表現：

これらは英語のメールの定番フレーズなので、最初に覚えておくとかなり使いやすいです✨

良い知らせ／悪い知らせを伝える英語表現

英語のビジネスメールでは、嬉しい知らせも悪い知らせも 感情を抑えた客観的な書き方 が好まれます。

日本語のように「大変残念ながら…」のような定型は少なく、英語では短く明確に状況を伝えることが大切です。

ただし、冒頭の一文で “これから良い知らせか悪い知らせか” を示しておくと相手がメールの流れを理解しやすくなります。

ここでは、英語のメールでよく使われる自然なフレーズを紹介します📩

うれしい報告に使える英語フレーズ

良いニュースを伝えるときは、英語では喜びを穏やかに表す書き方が一般的です。

例文：

さらに続けたい場合：

いずれもフォーマルなビジネスメールでよく使われる書き方です🎉

“pleased to〜” のほうがより丁寧で硬めの印象になります。

悪い知らせを丁寧に伝える書き方

悪い知らせを伝えるときは、相手の気持ちを過度に揺らさないよう、やわらかい緩衝フレーズから入るのが英語の基本です。

例文：

ほかによく使われる表現：

依頼・確認・提案を英語で書く際の3つの基本ルール

ビジネスメールで依頼・確認・提案を行うときは、

この3つを守ると誤解のない英文になります。

日本語より直接的な書き方が好まれますが、you を強い形で使うと命令に聞こえるため、丁寧な表現を使うのがポイントです💡

丁寧にお願いしたいときの英語表現

依頼の基本は “Would you〜?” と “Could you〜?”。

柔らかい印象で、どんな相手にも使える万能フレーズです。

ほかにも：

どれも丁寧かつ自然に依頼できる表現です。

確認メールで避けたい表現と良い表現

英語の確認メールでは、命令形や直接的すぎる表現は避けられます。

you を命令形で使うと失礼で、上から目線の印象になります。

条件・時間を添えることで柔らかくなり、相手にも配慮のある書き方になります。

「必要ならお手伝いします」を自然な英語で言うと？

相手に選択肢を与えつつ、サポートの意志を示すフレーズです。

柔らかさをさらに出したいとき：

クレームや謝罪を英語で書くときのポイント

英語でクレームや謝罪を書くときは、直接的すぎたり感情的に聞こえる表現を避け、事実を落ち着いて述べる ことが最重要です。

英語圏では、怒りや不満を過度に表現すると “非プロフェッショナル” と判断されることが多いため、トラブル状況でも冷静で丁寧な言い回しを使うのが基本です。

ここでは、相手に配慮しながら問題点を伝える英語表現を紹介します。

不満を伝えるときに感情的にならない英語の言い回し

クレームメールでも「怒っていること」を文章で直接示す必要はありません。

客観的に問題を指摘する方がビジネスでは好まれます。

例文：

この “There seems to be〜” は「断定を避けつつ問題を指摘できる」便利な表現。

以下のように続けると、さらに丁寧です。

また、状況を明確にしたいときは：

冷静でプロフェッショナルな印象になります。

トラブル時の謝罪メールで使えるフレーズ

英語では “Sorry” よりもフォーマルな謝罪が必要な場面が多いため、ビジネスメールでは “We apologize〜” が定番。

ほかにも：

謝罪＋感謝をセットにすると、より落ち着いた印象になります。

添付ファイル・リンクを案内する英語フレーズ

英語のビジネスメールでは “添付ファイルの案内” は頻出シーン。

相手が迷わないように、添付があることをはっきり書く のが英語の習慣です。

日本語のように文末でさりげなく触れるのではなく、英語では冒頭または直後に明記します。

「ファイルを添付しました」を英語でどう書く？

定番中の定番フレーズはこちら。

少しカジュアルにしたい場合：

リンク案内にも応用できます。

英語のメールでは、“attached” “included” などの直接的な語を使うのが自然です。

受け取ったか確認したい場合の英語フレーズ

英語では “届いてますか？” を丁寧に確認する文化があるので、やわらかい言い方が好まれます。

フォーマルにしたい場合：

この形は指示的にならず、配慮のある書き方としてよく使われます。

英語のメールの締め方・結びに使える英語フレーズ

メールの締め方（Closing）は、英語のメールの印象を決定づける重要なパート。

相手との距離・立場・目的に合わせて使い分けることで、自然で丁寧なメールになります。

丁寧に終わらせるビジネス向けの結びの言葉

最もフォーマルなのがこちら。

Sincerely, （敬具）

その他フォーマルな表現：

Kind regards, （よろしくお願いいたします）

Yours sincerely, （敬具に近いニュアンスでより丁寧）

慎重な場面や初回メールに向いています。

カジュアルな相手に使える終わり方

社内・親しい取引先など、少し柔らかい距離感のときに使えます。

Best, （よろしくね）

Best regards, （より丁寧な「よろしく」）

Cheers, （カジュアル。主に社内メールで使われることが多い）

使い分けのポイントは 距離感とフォーマル度。

英語は場面に応じて語尾を変えるのが自然です。

よく使う締めフレーズの違い

相手との関係やメールの目的に合わせて選びましょう。

社内メールでよく使う英語フレーズ

社内メールは社外メールよりもカジュアルで、短くて読みやすい英文が好まれます。

とはいえ、日本語の社内文書と同じように 相手への配慮を示しつつ、簡潔にまとめること が重要です。

英語の社内コミュニケーションでは、必要な情報をストレートに伝えながらも “柔らかいトーン” を保つのがポイントです。

ここでは、社内でよく使われる自然な表現を紹介します📩

同僚に依頼するときのカジュアルな言い回し

社内では、社外ほどフォーマルにする必要はありませんが、命令形や強い表現は避けるのが鉄則です。

柔らかい依頼フレーズを使うと、協力を得やすくなります。

例文：

ほかにも、よく使われる言い回し：

以下のように状況を付け加えると、さらに丁寧で配慮のある依頼になります：

社内コミュニケーションでは “急ぎ度・優先度” を示すと相手が調整しやすくなるので、相手思いの英語表現としてとても便利です。

リマインドで使う英語フレーズ

社内メールでは、締め切りや会議の予定を共有するために “軽めのリマインド” を送ることがよくあります。

英語では、強く聞こえない控えめなフレーズが人気です🔔

もう少し情報を加えたい場合はこちら：

ほかにも頻出のフレーズ：

“Gentle reminder” は圧をかけずに伝えられるので、英語圏の会社で特に好まれます。

社内のトーンとして “柔らかいけど必要な情報は確実に届ける” というバランスが重要です。

仕事の英語のメールでよくある質問

よくある疑問をQ&A形式でまとめておくと、場面ごとに迷わず英語のメールが書けるようになります。

英語のビジネスメールは “文化の違い” でつまずくポイントも多いので、ここで基本を押さえておきましょう。

Q1：相手の名前や性別がわからないときはどう書けば良い？

部署名が分かるならさらによい書き方もあります：

英語では「誰宛かわからないまま Dear Sir だけ書く」ほうが不自然なので注意です。

Q2：to と cc の使い分けはどうする？

に使います。

英語圏では cc に入れられることを「監視」とは取らず、純粋な共有として扱う文化があります。

Q3：締めの表現は毎回同じで良い？

同じでも問題ありませんが、目的に合わせて軽く変えるほうが自然です。

例：

相手との距離感を反映して選ぶとより自然です。

Q4：丁寧に断る場合の自然な英語フレーズは？

さらに丁寧にしたい場合：

“明確に断りつつ、角を立てない” 英語のメールらしい表現です。

Q5：「急ぎでお願いします」を英語でどう書く？

文章に組み込むなら：

ASAP はカジュアルめなので社内向けにおすすめ。

Q6：長くなりがちな内容を簡単にまとめるコツは？

結論を先に伝える書き方（結論→理由→詳細）が良いです。

英語圏では “最初の2文で何が書かれているか理解できる” ことが理想とされるため、長い前置きは好まれません。

Q7：英文メールで失礼になりやすい表現って何？

命令形の you を使った書き方です。

例：

代わりに：

Q8：相手が返事をくれない場合、再連絡はどう書く？

ほかにもよく使われる再連絡の書き方：

圧をかけずに確認できます。

Q9：日本語の敬語に近い英語表現は？

Would you please〜 が丁寧で便利です。

例：

英語に敬語はありませんが、丁寧さは “語彙” でコントロールします。

Q10：ビジネス英語特有の略語は使って良い？

相手が理解できる場合は FYI や ASAP を使って問題ありません。

ただし、初めての相手やフォーマルな場面では避けたほうが無難です。

よく使うビジネス英語のメールのフォーマット

英語のメール構成はとてもシンプルで、英語学習にも応用しやすいのが特徴です。

まずは基本の流れを覚えておくと、どんな場面でも迷わず書けるようになります。

英語のメールの基本構成

件名 → 挨拶 → 本文 → 結び

この形を覚えましょう。

本文は、以下のように構成すると読みやすくなります：

英語のメールは “最初の数行で要点を伝える” のが鉄則です。

読みやすい段落の作り方

英語では、長すぎる段落は NGです。

1つの段落には 1つのアイデア だけ入れると可読性が高まります。

さらに：

これを意識するとプロっぽいメールになります。

your・you・it などの使い方で注意する点

指している対象が曖昧にならないよう、明確な名詞を入れると誤解を防げます。

曖昧：

明確：

英語は “具体的に書く＝丁寧” と判断される文化です。

英語表現・フレーズの効率的な学習方法

今回の記事で紹介したフレーズをテンプレ化して、仕事の中で実際に使っちゃいましょう📨

英語は “使うほど自然になる” 言語なので、即アウトプットがいちばん効果的です。

毎日メールを書く人こそ英語力が伸びやすい

毎日英語表現を使うことで、英語の語感が自然と身につきます。

特に：

これを続けると “英語のメールの型” が体に染み込み、書くスピードも正確さもどんどん上がります。

自分なりのテンプレートを持つと、忙しい日でも迷わずメールが書けるようになります✨

覚えておきたい！英語のビジネスメールで使えるフレーズ24選

英語のビジネスメールでは、場面ごとに定番で使われるフレーズがあります。

ここでは、今回の記事の内容をふまえて 実際の仕事で即使える表現 をテーマ別にまとめました✉️✨

どれも汎用性が高いので、このままテンプレとして保存しておくのがおすすめです。

挨拶・書き出し

自己紹介・会社紹介

依頼・確認・提案

情報提供・共有

過去のやり取りに触れるとき

良い知らせ・悪い知らせ

クレーム・謝罪

社内メールのカジュアル表現

英語のビジネスメールをもっと自然に書けるようになるには？

英語でビジネスメールを書くとき、「書き方の型」や「決まったフレーズ」を知っているだけでは“相手に伝わる英語”にはなりません。

たとえば

と書くべき場面なのに、つい日本語的な発想で文を組み立ててしまうと、丁寧さやニュアンスが微妙にずれてしまうことがあります。

英語のメール表現は、実際のビジネス会話や英文メールをたくさん見て“感覚で使えるようにする”のが1番の近道です📩✨

Migaku なら、you を使う丁寧な依頼表現、書き出しの英語フレーズ、仕事で使える語彙や英文の流れなどを、リアルな例文・音声・文脈と一緒に学べます。

毎日少しずつ英語のインプットを積み上げることで、ビジネスメールでも自然で読みやすい英語が書けるようになります。

そんなあなたの“使える英語”を育てるサポートをします💼🌍

まとめ：Best Wishes!!

英語でビジネスメールを書くうえでいちばん大切なのは、相手に“丁寧でわかりやすい形”で伝えることです。

書き出し、依頼、締めのフレーズといった基本の型を押さえておけば、どんな場面でも落ち着いてメールを書くことができます。

あとは、心を込めて書いたメールなら、きっと相手に伝わるはず🚀

Good luck with your next email—and have fun learning! 💌✨